Electronic Data Interchange

Halo, Apa kabar semuanya? ini merupakan postingan pertama saya di tahun 2017 setelah libur memposting karena sedang sibuk.. haha skip.

Apakah kalian pernah mendengar istilah Electronic Data Interchange atau yang biasa disingkat EDI? Apa kalian tahu itu apa? bagaimana cara kerjanya? Apa keuntungan dan kerugiannya? dan lainnya yang berhubungan dengan istliha tersebut? yuk mari kita kupas tuntas EDI itu.

Apa Sih Electronic Data Interchange itu?

EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer-antar perusahaan atau instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network). Lalu menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

Loh Kan Aplikasi Antar Perusahaan Berbeda-Beda?

Nah, Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

Prinsip ini sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Apa Sih Tujuannya Utamanya?

Tujuannya membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.

Bagaimana Sejarah EDI Itu Sendiri?

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. 

Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa.

Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. 

Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.

Syarat Dilakukannya EDI Apa Aja?

• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement electrical supply service in the cooperative
• Third-party service provider
• Electonic transaction (menyampaikan ke provider)
• Provider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI)
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah)
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing

Terus Keuntungannya Apa Aja?

1. Respon yang cepat = Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
2. Penghematan waktu = Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos
3. Penghematan biaya = Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
4. Minimalisasi kesalahan = Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
5. Aliran kas = Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
6. Peluang dalam bisnis = Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Kalo Kendalanya?

1. Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
2. Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
3. Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
4. Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Bagaimana EDI di Indonesia?

EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. 

Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi Indonesia.

Sekian dan Terima Kasih sudah membaca :)

Sumber & Referensi:

https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik

http://noorindahsari.blogspot.co.id/2010/10/mengulas-seputar-electronic-data.html

http://melzdsnih.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange.html

Google Image